Fastighetsbolaget ville digitalisera samt standardisera en tidigare manuell process för att effektivisera deras projektadministration. Anmälningar av projekt gjordes tidigare i en Excel-mall utan tillräckligt med valideringar vilket många gånger resulterade i inkomplett eller felaktigt ifylld information. Konsekvensen av detta blev att dataladdningar fallerade. Det saknades även möjligheter att utöka den existerande Excel-mallen för att spara ner data och det gick inte heller att med enkla medel komma åt de genererade dokumentversionerna av projektanmälningar. Fastighetsbolaget önskade därför en mer modern lösning som digitaliserade projektanmälningsprocessen samt ökade möjligheterna att integrera med datalager och verksamhetens övriga system.

Business Vision löste detta genom att ta fram en skräddarsydd lösning i dataplattformen Power Apps. När en projektanmälan ska genomföras går användaren in i företagets Power App och fyller i de uppgifter som krävs för att kunna göra en anmälan. Därefter skickas anmälan till vederbörande administratör och godkännare för granskning. Lösningen gör det möjligt för användarna att följa status i projektanmälningsprocessen samt att rätt användare blir notifierad när det är dags att vidta åtgärd, exempelvis om anmälan behöver kompletteras eller om den ska godkännas. Därutöver är lösningen dynamisk vilket innebär att användare i efterhand kan gå in och omfördela eller utöka projekt vartefter projektets ekonomi förändras.  

För att möjliggöra samarbete mellan Power Apps och företagets övriga system sattes integrationer upp där information som förs in i Power Apps lagras i det centrala datalagret och i projektets site i SharePoint Online. Lösningen gör exempelvis att användare kan komma åt de godkända projektanmälningarna som dokument via projektets site i SharePoint Online.

Den digitaliserade lösningen har resulterat i en mer uppstramad process som bland annat innebär att rätt person får rätt information vid rätt tid. Därtill har en ökad datakvalitet uppnåtts genom att en projektanmälan inte kan slutföras förrän all information är korrekt ifylld vilket effektiviserar projaktanmälningsprocessen. Lösningen tillgängliggör även spårbarhet kring de beslut som tas, exempelvis går det att spåra vem som godkänt ett projekt och utifrån vilka premisser projektet godkändes.