Hur hela organisationen kan gynnas av Power BI

I dagens datadrivna värld blir det allt viktigare för företag att kunna omvandla data till användbara insikter. Här kommer Microsofts Power BI in i bilden – ett kraftfullt verktyg som kombinerar flexibilitet och funktionalitet för att förenkla hela rapporteringsprocessen. Power BI fungerar som klientverktyg och molntjänst och består av två huvuddelar: Power BI Desktop och Power BI Services. Power BI Desktop är skrivbordsappen som oftast används för att bygga själva rapporten. Genom Power BI Desktop kan olika datakällor anslutas, data kan tvättas och transformeras, samt nya kolumner och mått för nyckeltal kan skapas med en formelspråket DAX. Det stora fokuset med Power BI är att visualisera och presentera data på ett snyggt och lättförståeligt sätt. Power BI Services är serviceportalen där skapade rapporter delas. Här kan specifika appar sättas upp och rullas ut till organisationen. Dessutom finns möjligheter att styra behörigheter och schemalägga datauppdateringar, så att all data alltid är ny och uppdaterad.

‍

Power BI i hela organisationen

Arbetsytor (Workspaces) är första anhalten där rapporter publiceras när de är skapade. Ofta sätts olika workspaces upp för organisationens olika områden. I ett workspace kan schemalagda datauppdateringar ställas in för att data ska uppdateras automatiskt. Personliga dashboards kan också skapas, vilket är praktiskt om en användare vill skapa en personlig vy med visualiseringar från en eller flera rapporter. Behörigheter kan styras både på både rapport- och datasetnivå för att personer inom organisationen ska kunna bygga egna rapporter. Från workspace skapas även appar.

Appar kan bestå av en eller flera rapporter och skapas ovanpå ett workspace. Det går att ha en app per workspace. En stor fördel med appar är att säkerställa datakvalitén och att rapportkonsumenterna tittar på samma rapport. I ett workspace kan flera versioner av en rapport sparas men i appen delar vi endast den senaste versionen med våra användare. Appar kan byggas generellt för hela organisationen eller specifikt för enskilda personer inom företaget. En relativt ny funktion är Audiences, där användare kan grupperas (exempelvis grupp A, B och C) för att styra vilka rapporter de får se. Precis som för workspaces kan olika appar skapas för olika behov inom organisationen, exempelvis Sälj, HR och Marknad, för att tydligt definiera innehållet i apparna.

‍

Workspace vs. Appar

Rapportkonsumenter får tillgång till appen, medan de som är med och tillverkar rapporten får tillgång till workspacet. Exempel på roller som har tillgång till workspace är utvecklare som bygger rapporter i Power BI Desktop, controllers som verifierar rapportens korrekthet innan den rullas ut i en app, administratörer som ser över innehållet och rensar upp vid behov, samt Super Users som kan bygga egna rapporter på datasetet.

Ibland kan det vara svårt att komma igång med Power BI Services och ett nytt verktyg för att analysera data. Då kan rapporter delas på andra sätt, exempelvis via Teams, SharePoint, Excel och Power BI Embedded för att kunna integrera dem på en hemsida.

‍

Hur ett företag gynnas av Power BI

Power BI förenklar beslutsfattandet genom att samla rapporterna på ett ställe och ge en tydlig översikt över data. Det skapar ett centralt beslutsunderlag, vilket säkerställer att alla tittar på samma information istället för att informationen ligger utspridd i olika dokument/system.

Power BI gör också data läsbart och tillgängligt. En Power BI-implementering leder ofta till både tids- och kostnadsbesparingar genom att minska manuella processer. istället för att flera personer gör egna analyser kan de samarbeta i Power BI Services.

När organisationen har kommit längre i sin Power BI-resa uppstår ofta nya insikter vilka kan ligga till grund för nya nyckeltal och ett förbättrat beslutsfattande.