Framtidssäkra er affärsplanering: Från budget till prognos

Många befinner sig nu i en utmanande fas med att planera budgeten inför 2024. Uppifrån kommer krav på vilka siffror som ska vara de korrekta och organisationen suckar över den omfattande sifferhanteringen. Du kanske har funderat på tanken "det måste finnas ett mer effektivt sätt att göra detta på". Visst gör det de, en budget är sällan det optimala verktyget för er företagsstyrning och ROI i form av nedlagda timmar kontra det faktiska värde en budget ger är ofta ganska lågt. Dessutom blir en budget snabbt föråldrad i en tid av snabba förändringar. Ett förbättrat tillvägagångssätt kan vara att börja arbeta med löpande prognoser istället.

‍

Varför lägga en budget när man kan jobba med prognoser?

Att arbeta med budgetering eller prognostisering är två viktiga aspekter av ekonomisk planering och styrning. En budget är en detaljerad finansiell plan som vanligtvis sträcker sig över en specifik tidsperiod, oftast ett år. Den bygger på företagets målsättningar och förväntade intäkter och kostnader. Budgeten är ett verktyg som används för att fördela resurser, sätta mål och följa upp företagets prestationer jämfört med de förväntade resultaten. En prognos å andra sidan är en uppskattning av framtida ekonomiska resultat baserat på aktuell information och tidigare erfarenheter. Den används för att förutse företagets framtida ekonomiska läge och göra strategiska beslut. En prognos kan uppdateras regelbundet för att ta hänsyn till förändringar i marknadsförhållanden och andra relevanta faktorer.

Föreställ er ett decentraliserat budgetarbete över några veckor i november, följt av intensiva perioder i februari, maj och augusti där organisationen uppdaterar befintligt underlag. Noterade du ordet decentraliserat? I min roll som Planacy-konsult, där jag samarbetar med många olika företag, stöter jag alltför ofta på ett klassikt moment 22. Controllers har en vilja att arbeta med mer än bara att mata in siffror; de vill genomföra analyser och identifiera förbättringsområden med hjälp av data. Vad som hindrar dem (förutom deras kontrollerande personlighetsdrag 😉) är ett verktyg som ger dem förtroende att våga decentralisera datainhämtningen och låta verksamheten själv mata in siffrorna. Det är ofta så att verksamheten har en djupare förståelse för sina egna delar än vad en controller har.

‍

Från långdragen budget till effektiva prognoser

I ett av mina projekt lyckades vi effektivisera och förbättra en budgetprocess som tidigare sträckte sig över sex månader. Vi ersatte den med tre prognosinsatser under året, vilket resulterade i betydligt mindre tidsåtgång jämfört med den ursprungliga processen. Genom att kontinuerligt uppdatera ingående balanser och skapa en sömlös integration med affärssystemet minimerade vi antalet manuella inmatningar. I det här fallet var det Planacys flexibilitet och förmåga att anpassa sig efter kundens processer och behov som verkligen gjorde skillnad. När organisationen kan lita på siffror och ser att systemet stödjer processerna istället för tvärtom så möjliggör det ett bottom-up tänk där hela verksamheten är delaktiga i prognosarbetet.

‍

Är du intresserad av att höra hur ni kan effektivisera ert budgetarbete?

‍Kontakta oss så berättar vi mer!