Fördelarna med ett modernt budgetverktyg framför Excel

Idag är det vanligaste budget- och prognosverktyget Excel, som ofta kombineras med verksamhetens ERP-system eller andra standardsystem. Många tycker att Excel är ett fantastiskt verktyg trots att det i själva verket inte är byggt för att vara just ett budgetverktyg. Det gör att majoriteten av alla användare stöter på svåra och tidskrävande utmaningar emellanåt. Att byta till ett modernt system borde vara det självklara men många tycker det är svårt att kartlägga tydliga för- och nackdelar, vilka är egentligen vinsterna med ett modernt system framför Excel?

I september höll vi i ett webinar där vi pratade om vilka utmaningar det finns med att använda Excel i sitt budgetarbete och hur ett modernt budgetverktyg kan underlätta situationen. I den här bloggposten har vi sammanfattat det vi delade med oss av i webinaret. Skulle du vilja titta på webinaret kan du göra det HÄR.  

‍

Excel som budgetverktyg - Vilka svårigheter finns det?

Det första som vanligtvis stöts på är hanteringen av olika underlag och filer där dessa sparas lokalt hos användare, på servrar och olika arbetsytor, vilket skapar en lätt förvirring. Utöver det innehåller underlagen oftast referenser till andra flikar eller dokument och i många fall förekommer även komplicerade och krångliga formler. Excelböcker som innehåller formler är utmanande och svåra att underhålla samt hålla uppdaterade, samtidigt är det också klurigt att erhålla en sanning när olika dokument innehåller olika data.

Vi vet att det behövs manuell handpåläggning, från en eller flera personer, för att hålla filerna uppdaterade och kontrollera status för budgetarbetet. Utan ett systemstöd krävs också manuella mailutskick som behöver administreras och hanteras av någon för att påminna alla som är inblandade i budgetarbetet – och det kan faktiskt vara väldigt många att gnata på i en större organisation. Det är även krångligt att följa någons specifika arbete vilket gör det svårt att sålla ut vilka som faktiskt gjort sitt jobb och därmed bör slippa tråkiga påminnelser om att budgeten måste bli klar.

En annan utmaning med Excel är att det ofta är många personer inblandade och arbetar i samma underlag och filer, där ändringar kan göras samtidigt och orsaka problem. Likaså kan det vara svårt att få koll på alla ändringar som gjorts och om filer sparas lokalt hos användare finns det heller ingen spårbarhet. Även felrättningar som behöver göras av en eller flera personer leder till att det är svårt att få en överblick och att med säkerhet veta att ingenting ligger gömt någon annanstans. Med flera versioner av budgeten och utan versionshantering blir det svårt för alla inblandade att veta vilken version som är den senaste.

Utöver problematiken med versionshantering, ändringar och felrättningar som ska hanteras är ofta behörighetsfrågan en viktig aspekt i budgetarbetet – utan systemstöd är det svårt att hantera detta på ett bra sätt eftersom det är lätt hänt att dokument som inte ska synas för alla hamnar på villovägar, oavsett om det är en medveten eller omedveten handling från användarna. Med Excel saknas helt enkelt ett bra stöd för just detta.

Efter avslutad budgetprocess är det en eller flera ansvariga som behöver ta emot och samla in underlag från alla berörda parter för att sammanställa resultatet och få en samlad bild. Efter sammanställningen behöver underlagen också distribueras för att alla berörda ska få en godkänd bild av resultatet för den slutliga budgeten. Med manuell hantering kan någon lätt glömmas bort eller åt andra hållet – få ta del av information som inte bör nå alla. Utan stöd för hantering av budget behövs återigen manuell handpåläggning för att förmedla den slutgiltiga budgeten till alla intressenter.  

‍

Ett modernt budgetverktyg – Vilka fördelar finns det?

‍Ett modernt budgetverktyg är ett lättillgängligt system som gör att det är enkelt för alla användare att nå verktyget exempelvis genom webben, och inte behöver installera och uppdatera en programvara. Det går även att ta med inloggning från Office 365 för att återanvända konton som används i dagsläget. All administration som hantering av scenarion, processer och behörigheter sköts centralt och styrs från verktygets gränssnitt, vilket gör att systemet inte behöver underhållas på flera håll och därmed kan ledtider minska. Med ett modernt budgetverktyg kan processer sättas upp utifrån varje verksamhets behov och konfigureras efter sina egna unika processer – för att underlätta arbetet med budget och prognos.

Vidare finns stöd för olika typer av arbetsflöden och det går att sätta upp dessa utifrån de processer och flöden som finns i budget- och prognosarbetet idag. Det innebär en möjlighet att ha processer för vem som behöver göra vad och när det ska göras, för att användare ska kunna få hjälp att göra sitt jobb vid rätt tidpunkt. Som tidigare nämnt är kommunikation en viktig del av budget- och prognosarbetet och det kan kommuniceras direkt i det moderna verktyget. Mailutskick kan kopplas ihop med olika flöden som gör att en ansvarig kan påminna alla som inte gjort sin del, och därmed låta övriga vara. Det blir smidigare, enklare och trevligare för alla inblandade.

Genom behörighetsstyrning går det att styra vad varje person får se när de kommer in i verktyget. Det gör det säkrare men också enklare när det kommer till navigering, att varje person endast ser och matar in det som är igenkännligt – oavsett om det är för något enstaka kostnadsställe, en eller flera avdelningar eller på en mer övergripande nivå.

Det går också att koppla ihop behörigheter med arbetsflöden vilket gör att budgeten automatiskt distribueras, det innebär att filer och underlag inte behöver skickas ut manuellt. Allt finns samlat samtidigt och alla får se det som önskas vid rätt tillfälle, har en användare rätt att se sina kostnadsställen är det lättare navigera dit. Versionshantering finns självklart som en naturlig del av ett modernt budgetverktyg – data sparas och uppdateras direkt i verktyget, vilket innebär att värdena alltid är uppdaterade. Det ges också stöd för enkel hantering av olika scenarion och versioner där olika händelser kan testas, exempelvis en expansion i ett visst land för att se om X eller Y påverkas. Detta går att sätta upp parallellt med det pågående budgetarbetet – utan att störa en befintlig budget.

Slutligen sker sammanställningen löpande direkt i verktyget, när budget och prognos matas in syns också data i önskade rapporter. Med chefer och ansvariga som matar in på olika nivåer i organisationen samlas alla processer till en och samma bild – oavsett om man vill se en hel avdelning eller hela bolaget. I ett modernt budgetverktyg finns möjlighet att anpassa rapporter utifrån verksamhetens unika behov och kontinuerlig förändring stöds självklart, med en integration till analysverktyg ökar också möjligheten till stödjande eller konsoliderande analys.

Sammanfattningsvis har ett modernt budgetverktyg:

• En webbaserad plattform  
• Stöd för processer och flöden  
• Ett gränssnitt för allt
• Integrationer mot andra system  
• Analysmöjligheter  

‍

Ta steget till ett modernare verktyg

Vi på Business Vision är partner till Planacy, som tillhandahåller ett modernt system för budget, prognos och planering. Som en helhetsleverantör inom data och analys kan vi dessutom integrera systemet sömlöst med Power BI för en mer värdeskapande analys. Skulle du vilja veta mer rekommenderar jag att boka in en kostnadsfri workshop med oss där vi kartlägger era nuvarande och framtida behov kring just er budget- och prognosprocess. Du bokar in din workshop HÄR.