Enkel personalbudgetering - Vi berättar hur!

För några veckor sedan berättade vår produktägare för Planacy, Jenny Linnarsson, och vår BI-specialist, Josefin Jerner, om hur verksamheters personalbudget blir effektivare och mer kvalitetssäkrad med hjälp av bra systemstöd. Detta blogginlägg sammanfattar de huvudsakliga delarna i webinaret men du kan också ta del av webinaret i efterhand genom att klicka här.

‍

Utmaningar med personalbudgetering

De utmaningar som vi framförallt stöter på inom personalbudgetering är:

• Administration

• Svårigheter med att bibehålla konfidentialitet

• Komplexitet i löneregler

• Uppföljning & analys

En verksamhet som gör sin personalbudgetering i exempelvis Excel känner säkerligen igen sig i att en stor del av arbetet med personalbudgetering är just administration, och en onödig sådan. Det är tidskrävande att underhålla data i flera filer och det kan vara allt från information om anställda, löner, utfall som skall underhållas och uppdateras manuellt. Mer jobb tillkommer också om prognosarbete görs flera gånger om året.

Utan systemstöd är det också svårt att bibehålla konfidentialitet och när vi pratar personalbudgetering är det ännu viktigare att ha stöd för att kunna följa GDPR då mycket av informationen som tillhandahålls i en budget för just personal innehåller känslig data.

En annan svårighet är komplexiteten i löneregler. Bara i Sverige finns det flera typer av pensionssystem och sedan tillkommer även andra förmåner som kan skilja sig mellan olika delar i verksamheten eller mellan olika personalkategorier. Det är helt enkelt svårt att få regelverket att hänga ihop, och komplexiteten ökar ännu mer inom en verksamhet som verkar i flera länder och därmed har ännu fler löneregler att hålla isär.

Den sista stora utmaningen som vi ser är att det är svårt med uppföljning, och framför allt analys. Det är svårt att härleda utfall som ligger på kontonivå till den budget som är lagd, ofta per individ eller FTE och det blir svårt att följa upp avvikelserna helt enkelt.

‍

Systemstöd

Det första vi brukar nämna som en lösning för att möta de utmaningar som vi ofta vet förekommer ute i verksamheterna är att skaffa ett bra systemstöd. Med ett systemstöd får ni allt samlat på ett och samma ställe, där all administration sköts centralt i samma gränssnitt som själva budgeteringen. Med systemstöd tillkommer också förbättrad säkerhet i och med att rättigheter kan sättas på den eller de nivåer en person ska göra sin budget, vilket gör att ni enklare får en överblick över vem som får se vad, och därmed minskar risken att någon får se för mycket av den känsliga information som finns. I ett systemstöd finns också stöd för att arbeta drivarbaserat och att arbeta process för process på rätt sätt, men ändå få en samlad bild över hela er budget. Och sist men inte minst får ni också bättre möjligheter för analys.

‍

Mer praktiska lösningar

Vad finns det mer för praktiska lösningar för att underlätta er personalbudget?

• Generalisera om möjligt

• Arbeta drivarbaserat

• Dela upp och delegera ansvaret

• Komplettera med ett analysverktyg

Undvik att budgetera på för detaljerad nivå när det kommer till er personalbudgetering och generalisera där det är möjligt. Använd er i så stor utsträckning som möjligt av historisk data för att se hur det sett ut, t.ex. vid fördelning av semesteruttag över året eller hur bonusutfallet sett ut tidigare år.

Ta också tillfället i akt att arbeta drivarbaserat och gör er budget per person eller FTE men sätt upp bakomliggande regelverk för de löneregler ni har, så att allokeringsnycklar kan användas för att fördela kostnaderna rätt på de olika kontona. Detta kommer att underlätta er uppföljningsmöjlighet. En annan viktig aspekt är också att bygga ut med en integration för att automatiskt hämta utfallsdata från era system, exempelvis kan lönedata hämtas från ert HR-system.

‍

En annan viktig aspekt när det kommer till en effektiv personalbudgetering är att dela upp och delegera ansvaret för er budget. Ofta är det HR-avdelningen eller controllers som sitter på kunskap om regelverk och hur detta skall tryckas ner på konto, medan personalchefer är de som har bäst koll på sin egen personal och den information som är kopplad till det. Låt rätt person göra det de är bäst på så får ni en bättre precision i er budget.

Sist men inte minns bör ni, för att få bättre analysmöjligheter, komplettera ert budget- och prognosverktyg med ett analysverktyg. Med ett analysverktyg skapar ni förutsättningar för era användare att göra analys med rätt data och med ett sådant verktyg får ni möjlighet att samla ert budgetdata med utfallsdata och övrig personaldata. Med rätt förutsättningar kan ni göra er budget snabbt och enkelt och kontinuerligt arbeta med mer djupgående analys av era personalkostnader och vad som driver dessa.

Sammanfattningsvis för en kvalitetssäkrad men effektiv personalbudgetering tycker vi att ni bör skaffa ett bra systemstöd, vilket ni får med Planacy som ni kan läsa mer om här, i kombination med Power BI som ni kan läsa mer om här. Och avslutningsvis - tänk igenom hur ni vill arbeta i era processer, delegera ansvaret till rätt personer, generalisera där det är möjligt och arbeta drivarbaserat med automatiskt hämtning av utfallsdata. Vill ni prata mer med oss om hur ert arbete kan underlättas kontaktar ni oss enklast genom detta formulär. Vi visar er gärna hur ni kan förenkla er personalbudgetering med hjälp av Planacy och Power BI.